TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ? QUY TRÌNH SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP
Trong số các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức sự kiện luôn đóng vai trò quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên muốn sự kiện thành công cần rất nhiều thời gian, công sức, ý tưởng cũng như trang thiết bị… và chắc chắn không phải điều dễ dàng.
Tổ chức sự kiện là gì?
Sự kiện là hoạt động rất phổ biến trong tất cả các lĩnh vực của đời sống
Tổ chức sự kiện trong tiếng Anh là: event management hoặc event organization, chính là thực hiện các phần của một sự kiện bắt đầu từ lúc hình thành ý tưởng tới khi hoàn thiện và kết thúc chương trình. Điều này nhằm mục đích thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng khách hàng mục tiêu. Các sự kiện còn có mục đích đặc biệt hơn, chính là để đánh bóng cho thương hiệu của nhãn hàng nhằm tăng doanh số bán hàng.
Tại sao phải tổ chức sự kiện?
Các mục đích chính của sự kiện thường là:
- Hỗ trợ truyền thông, xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp, giúp cải thiện và thay đổi nhận thức của công chúng.
- Ngoài ra, sự kiện còn hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu doanh nghiệp
Loại hình sự kiện triển lãm
Các loại hình sự kiện
Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Bởi vậy sẽ có độ “bao phủ” rộng lớn gồm nhiều lĩnh vực như:
- Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh
- Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…
- Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ
- Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm
- Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại
- Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí
- Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
- Festive events: Lễ hội truyền thống, lễ hội thường niên, liên hoan, Festive,…
- Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…
- Meetings: Là các buổi gặp gỡ thảo luận, gặp mặt giao lưu, họp hành, hội thảo,…
- Seminars: Là các buổi hội thảo học thuật chuyên đề
- Workshops: Bán hàng
- Conferences: Là các buổi Hội thảo
- Conventions: Là các buổi Hội nghị
- Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội
- Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
- Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing
- Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại
- Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…
Quy trình tổ chức sự kiện đảm bảo thành công
Thực hiện theo quy trình một cách chặt chẽ
Công việc triển khai sự kiện cần được lên kế hoạch chu đáo và thực hiện theo quy trình tổ chức chặt chẽ. Có như vậy sự kiện mới diễn ra một cách thành công và hạn chế được những rủi ro đột xuất, không may có thể xảy ra gây thất bại nặng nề cho sự kiện. Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Gồm những công việc nào?
Thiết lập mục tiêu cho sự kiện
Khi nói tới quy trình tổ chức 1 sự kiện, bước đầu tiên cần phải chú ý chính là thiết lập các mục tiêu. Khi đã nắm được mấu chốt vấn đề và đích đến cần đạt được bằng những mục tiêu rõ rang thì những bước sau đó sẽ càng trở nên dễ dàng hơn.
Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện
Với sự kiện, đội ngũ nhân sự bao giờ cũng là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất quyết định thành công của sự kiện. Đặc biệt, người quản lý sự kiện với nhiệm vụ phân bổ và điều phối tất cả những hoạt động trong sự kiện cũng nắm vai trò vô cùng quan trọng.
Xác định thời gian, địa điểm, thành phần tham gia sự kiện
Tuỳ thuộc vào tính chất sự kiện, cần xác định thời gian phù hợp, chú ý tìm hiểu các ngày lễ theo luật định và tôn giáo; kiểm tra ngày tháng với những người tham gia chính đồng thời phải tiến hành khảo sát không gian tổ chức sự kiện để lựa chọn vị trí thích hợp nhất đảm bảo về cả mỹ quan và thời gian di chuyển.
Lựa chọn chủ đề
Một chủ đề ấn tượng và hấp dẫn sẽ giúp cho sự kiện trở nên độc đáo và nổi bật hơn cả. Yêu cầu đặt ra với đội tổ chức sự kiện là cần tập trung sáng tạo tên sự kiện, đó sẽ là một khẩu hiệu thương hiệu ngắn và đáng nhớ để mô tả sự kiện. Tiếp đó thiết kế logo và hệ thống nhận diện nếu cần thiết.
Lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Bước lập kế hoạch tổng thể đóng vai trò là một trong những bước quan trọng nhất. Bằng những thông tin đã được tổng hợp và đưa ra từ bước trước đó để làm bản kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Hãy chú ý tất cả các khoảng thời gian trước trong và sau sự kiện đều không được bỏ sót.
Thiết lập ngân sách cho sự kiện
Thiết lập ngân sách là vô cùng khó, do vậy việc này cần phải được dự trù tính toán đầy đủ cho tất cả các hạng mục chính trong kế hoạch. Đặc biệt cần lưu ý thêm đầy đủ các khoản phí phát sinh như du lịch, chỗ ở cho khách hàng đặc biệt…
Xin tài trợ
Xin tài trợ cho tổ chức sự kiện là một trong các khâu quan trọng trong quy trình triển khai sự kiện. Khi chuẩn bị xin tài trợ bạn không nên lao ngay vào việc gửi email, gọi điện thoại hay xin gặp mặt một cách dồn dập. Hãy đặt lại những câu hỏi như:
“Hình ảnh của tổ chức tôi đang đại diện là gì?”
“Đối tác của tôi là ai?”
“Tôi cần biết những gì về họ?”
“Mục đích chính của tôi là gì?”
Khi nắm được những câu hỏi này thì phần việc còn lại sẽ đơn giản hơn rất nhiều, nó giúp bạn đi đúng trọng tâm và gây ấn tượng tốt với đối tác. Đừng quên thể hiện rõ ràng những công việc mà mình sẽ cùng giải quyết với đối tác. Hãy cho họ thấy sự chủ động và nhiệt tình của bạn. Tuy nhiên, nếu chỉ có vậy thì chưa đủ để xin tài trợ thành công, vì thế HoaBinh Events sẽ “mách” bạn một số tips nhỏ để cuộc đàm phán trở nên thuận lợi hơn.
Nguyên tắc đầu tiên bạn cần thể hiện cho đối tác của mình chính là “win – win”, bạn cần cho đối tác thấy việc hợp tác với bạn đem lại cho họ những lợi ích thiết thực nào. Chắc chắn không ai lại bỏ qua một cơ hội tốt dành cho mình. Tiếp theo, khi tiếp cận đối tác, sự rõ ràng trong quan điểm và thể hiện hiểu biết của mình với họ sẽ là một điểm cộng lớn. Việc đó chứng tỏ bạn là một người nghiêm túc trong công việc và có thái độ chuyên nghiệp.
Chú ý nguyên tắc “win – win” với đối tác
Từ những gì bạn thể hiện đối tác sẽ có đánh giá tiêu cực hoặc tích cực hơn về tổ chức mà bạn đang đại diện. Khi gửi thư, email cho đối tác phải luôn nhớ rằng hình thức là điều quan trọng không kém gì nội dung. Bạn cần đảm bảo mọi thứ thật chuẩn chỉnh trước khi gửi nó tới đối tác. Còn đối với những cuộc gặp mặt trực tiếp, những lưu ý bạn không nên bỏ qua HoaBinh Events cũng đã nêu rõ ở trên. Bạn hãy giữ cho mình thái độ tự tin, nhiệt tình và đừng quên thể hiện rõ ràng ý muốn của mình cũng như “show” rõ được lợi ích của đối tác khi cùng hợp tác với bạn. Nắm được những điều này, chắc chắn việc xin tài trợ cho sự kiện của bạn không còn là điều gì quá phức tạp nữa.
Truyền thông cho sự kiện
Quảng bá được xem là bước không thể bỏ qua trong bất cứ quy trình tổ chức sự kiện hay hội nghị nào. Hãy bắt đầu quảng bá trực tuyến từ chính những kênh online của bạn như website, email hoặc các kênh mạng xã hội. Sau đó bạn cần lên kế hoạch cho những quảng cáo trả phí để mở rộng việc quảng bá của mình đồng thời khuyến khích khách hàng tham gia.
Sau sự kiện. cần gửi lời cảm ơn và tri ân tới các nhà tài trợ, bảo trợ truyền thông cho sự kiện cũng như có thêm thông cáo báo chí và các bài viết truyền tải các thông điệp chính hay sự thành công của sự kiện.
Đánh giá, rút kinh nghiệm sau sự kiện
Việc đánh giá hiệu quả của sự kiện, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu. Sau đó dựa trên những kết quả thực tế từ sự kiện để tiến hành so sánh đồng thời tổng hợp với toàn đội để nhận xét và cùng rút kinh nghiệm.
Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Không ít doanh nghiệp có suy nghĩ muốn tự mình triển khai sự kiện để tiết kiệm chi phí tổ chức. Tuy nhiên, suy nghĩ này không chính xác hoàn toàn. Dưới đây là những lí do doanh nghiệp nên thuê những công ty tổ chức sự kiện:
Đảm bảo về chất lượng sự kiện
Thực tế cho thấy, các rủi to trong quá trình thực hiện là điều rất dễ gặp với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tổ chức. Do đó, với các sự kiện lớn đòi hỏi độ chuẩn xác, các doanh nghiệp nên thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ là những người có nghiệp vụ chuyên môn cũng như kinh nghiệm sẽ giúp bạn từ A đến Z như việc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch, điều hành sự kiện… Tại công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, quy trình đã được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận chạy chương trình, nhân viên sự kiện chuyên nghiệp. Nhờ vậy sự kiện luôn được đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch.
Tối ưu chi phí và thời gian
Khi hợp tác với các công ty chuyện nghiệp, các doanh nghiệp sẽ được cung cấp mức giá dịch vụ ưu đãu bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành. Bên cạnh đó, họ cũng có đầy đủ kho thiết bị sự kiện và nhân sự chuyên môn. Ngoài ra, khi thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, các doanh nghiệp sẽ không phải bỏ ra quá nhiều thời gian để chuẩn bị cho sự kiện. Các doanh nghiệp chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện, công việc còn lại, các công ty tổ chức sự kiện sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu.
Quảng bá hình ảnh
Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện còn giúp doanh nghiệp của bạn quảng bá hình ảnh trên các phương tiện truyền thông, xã hội vì họ có sẵn những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.
Khi quý khách có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với P MARCOM để được tư vấn chi tiết cụ thể và hỗ trợ trọn gói!
